Etatowy informatyk czy outsourcing IT?

Mała i średnia firma stoi zwykle przed wyborem: zatrudnić własnego informatyka czy powierzyć opiekę zewnętrznej firmie. Nie ma jednej dobrej odpowiedzi, ale są kryteria, które pozwalają ją znaleźć. Poniżej opisujemy je tak, jak sami pomagalibyśmy je ocenić klientowi.

Co naprawdę kosztuje etat

Pensja to tylko część kosztu. Dochodzą składki pracodawcy, sprzęt, szkolenia, licencje na narzędzia i zastępstwo na czas urlopu lub choroby. Dostawcy usług podają w swoich artykułach różne liczby: jeden szacuje całkowity koszt pracodawcy specjalisty na kilkanaście tysięcy złotych miesięcznie, inny mówi o 170 do 200 tysiącach rocznie w Warszawie. To szacunki firm, które sprzedają outsourcing, więc nie traktuj ich jak twardych danych. Najlepiej policz to na własnych stawkach: zapytaj księgową o pełny koszt etatu w Twojej firmie.

Jeden z dostawców twierdzi, że etat zaczyna się opłacać dopiero powyżej około 80 do 100 stanowisk. To też jego wyliczenie, ale pokazuje kierunek: im mniejsza firma, tym trudniej zapełnić pracą cały etat specjalisty.

Pytania, które warto sobie zadać

Ile godzin tygodniowo faktycznie potrzebujesz informatyka? Jeśli problemy zdarzają się kilka razy w miesiącu, etat będzie w dużej części stał bez pracy.

Co się stanie, gdy jedyny informatyk zachoruje albo odejdzie? W jednoosobowym dziale IT cała wiedza o systemach jest w jednej głowie. Outsourcing zwykle oznacza dokumentację i więcej niż jedną osobę, która zna Twoje środowisko.

Czy potrzebujesz kompetencji szerszych niż jedna osoba? Sieci, serwery, kopie zapasowe, Microsoft 365 i bezpieczeństwo to osobne specjalizacje. Jeden etatowiec rzadko jest dobry we wszystkich.

Czy masz systemy, które wymagają obecności codziennie? Jeśli tak, na przykład przy produkcji lub dużym magazynie, własna osoba na miejscu ma przewagę.

Model hybrydowy

Część firm wybiera rozwiązanie pośrednie: własna osoba zajmuje się codziennymi sprawami użytkowników, a zewnętrzna firma bierze na siebie serwery, kopie zapasowe, bezpieczeństwo i zastępstwo. Takie podejście obniża ryzyko i nie wymaga zatrudniania specjalisty od wszystkiego.

Na co uważać przy outsourcingu

Sam outsourcing też ma pułapki. Zapytaj dostawcę, jak wygląda czas reakcji (gwarantowany, nie “szybki”), co jest w cenie, a co poza nią, jak rozliczane są wizyty i dojazd oraz jak wygląda zakończenie współpracy: czy dostaniesz dokumentację, hasła i kopie. Opisaliśmy to szerzej w artykule Co powinien zawierać abonament IT.

Kiedy outsourcing będzie najlepszym wyborem

Zwykle gdy masz od kilku do kilkudziesięciu stanowisk, nie masz codziennej potrzeby obecności informatyka i zależy Ci na przewidywalnym koszcie. Wtedy płacisz za stanowisko, a nie za całą osobę. Sprawdź cennik lub policz abonament w kalkulatorze, a następnie porównaj wynik z pełnym kosztem etatu w Twojej firmie.